La posta elettronica certificata "PEC"
La PEC nell'attuale sistema di comunicazioni e notificazioni tra p.a. e privati.
La posta elettronica certificata (“PEC”) è un innovativo sistema finalizzato a velocizzare le comunicazioni e le notificazioni tra i privati e la pubblica amministrazione nonché tra gli stessi privati sia in veste di azienda che di professionista.
L’introduzione della PEC rientra nel più ampio progetto legislativo di snellimento e semplificazione nell’ambito della pubblica amministrazione, con un sistema che dovrebbe garantire maggiore celerità e soprattutto minore burocrazia nei rapporti tra privati e p.a.
Già nel 2000 il legislatore aveva introdotto la trasmissione di documenti per via telematica nel testo unico sulla documentazione amministrativa (D.P.R. n. 445/2000), il quale prevedeva che la trasmissione del documento informatico per via telematica, con le modalità che ne assicurino l’avvenuta consegna al destinatario, equivale alla notificazione per posta così come prevista dall’apposita normativa.
La PEC è stata introdotta con il D.P.R. n. 68/2005, anche se in effetti la dettagliata disciplina si è avuta più recentemente con la legge n. 2/2009 e con il successivo d.P.C.M. 6 maggio 2009 che ne ha curato le modalità di rilascio e di utilizzo della stessa.
Anche in ambito giudiziario vi è stata un’apposita normativa volta a incrementare la funzionalità del sistema giudiziario, garantendo, almeno nelle intenzioni, un diretto scambio di documenti tra i difensori delle parti e conseguentemente un passaggio in meno nello scambio degli stessi, ovvero il farraginoso deposito in cancelleria.
Con la normativa sopra citata si prevede che, sia nell’ambito del processo civile che di quello penale, tutte le comunicazioni e le notificazioni dovranno eseguirsi per via telematica mediante la PEC.
L’introduzione anche in ambito giudiziario della posta elettronica certificata altro non è se non un ulteriore punto nella lenta ma costante attuazione, fortemente voluta dal legislatore, del “processo telematico” , il quale con il tempo andrà a sostituire, o in alcuni casi ad affiancare, il tradizionale processo al fine di garantire al cittadino un procedimento più veloce e meno burocratico.
Il funzionamento e le garanzie offerte.
Il sistema con cui concretamente viene utilizzata la PEC è molto simile a quello di una normale casella di posta elettronica, ma con una sostanziale differenza: la comunicazione o la documentazione inviata tramite il sistema di PEC sono idonee a garantire la fonte di provenienza e soddisfano il requisito della forma scritta, per cui la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento cartaceo.
In sostanza l’invio di un messaggio tramite questa sistema è del tutto parificato alla posta ordinaria, ragion per cui il mittente potrà avvalersi della presunzione di conoscenza del messaggio non appena questo sia pervenuto nella effettiva disponibilità del destinatario, senza che occorra l’apertura del messaggio da parte del destinatario. Quest’ultimo avrà quindi l’onere di controllare costantemente la PEC, così come effettua quotidianamente il controllo della cassetta delle lettere, e ciò al fine di evitare di incorrere in ritardi che possano vedere pregiudicati propri diritti.
Vi sono naturalmente delle condizioni preliminari da tenere in considerazione affinchè il sistema PEC possa trovare attuazione: in primis occorre che entrambe le parti della comunicazione abbiamo attivato il sistema, quindi sia il mittente che il destinatario devono aver attivato una casella PEC; in seguito all’invio del messaggio, esso viene preso in carico dall’ente gestore della PEC che rilascia una ricevuta di accettazione, a cui segue la trasmissione del messaggio al destinatario e quindi una ulteriore ricevuta di avvenuta consegna che fornisce al mittente la prova che il messaggio è pervenuto all’indirizzo elettronico del destinatario.
Il sistema è in realtà molto più semplice di quanto sembri, è si riduce in concreto per il mittente nell’invio del messaggio al destinatario, poiché le successive fasi sono svolte in automatico dal gestore del sistema PEC.
L’effettiva utilizzazione nella p.a. e tra i privati.
L’utilizzo del sistema PEC non ha ancora oggi trovato una piena attuazione sia in ambito pubblicistico che privatistico e ciò per una serie di motivi che possono così sintetizzarsi.
Per la p.a. già da oltre cinque anni vi sarebbe l’obbligo dell’utilizzo di tale sistema certificato, ma elementi di natura burocratica non ne hanno consentito l’effettivo utilizzo da parte di tutte le amministrazioni. Su tutti basti pensare che nella p.a. la maggioranza della documentazione prodotta è cartacea, mentre il sistema PEC si base su documentazione informatica, da ciò ne deriva un allungarsi dei tempi di reale possibilità di utilizzo della PEC da parte di uffici pubblici non ancora “digitalizzati”.
Per quanto concerne i privati, il suo utilizzo è in aumento, anche se ancora molto poco diffuso a causa anche qui di una serie di fattori: il problema dell’utilizzo del pc da parte (la c.d. alfabetizzazione informatica), problemi di natura economica per l’attivazione della stessa (peraltro il costo per l’attivazione di una casella PEC è molto contenuto). O ancora forti resistenze da parte di soggetti, il più delle volte professionisti, che ritengono di non accedere a tale sistema perché abituati al sistema di comunicazione tradizionale per posta ordinaria o di deposito materiale nelle cancellerie del tribunale.
Motivazioni senz’altro valide ma ancorate a vecchi retaggi culturali sicuramente in forte contrasto con la volontà diffusa di avere un sistema di comunicazione tra p.a. e privati o tra privati più celere e meno burocratico.
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